Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą zarówno wystawia faktury sprzedaży oraz otrzymuje faktury z swoich zakupów. Faktury dokumentujące zakupy często uznawane są jako koszty podatkowe. Co jeśli faktura zawiera błędy? Notę korygującą wystawia nabywca w celu poprawy błędów formalnych, takich jak drobne pomyłki formalne w danych identyfikacyjnych (np. adres czy NIP). Należy wystawić notę korygującą. Służy ona do poprawiania prostych błędów formalnych niezwiązanych z liczbami, które są jednak bardzo istotne, ale nie zmieniają kluczowych danych podatkowych, takich jak wartość sprzedaży czy kwota VAT. Poznaj więcej szczegółów na temat noty korygującej w dalszej części artykułu.
Nota korygująca a KSeF
W KSeF nie ma opcji, żeby nabywca sam poprawiał dane formalne dokumentu. Nota korygująca nie jest traktowana jak faktura ustrukturyzowana (a tylko takie obowiązują w KSeF), więc nie działa bezpośrednio w systemie. Jeśli trzeba coś poprawić w KSeF, robi się to przez fakturę korygującą. Natomiast w okresie, gdy korzystanie z KSeF było dobrowolne, można było jeszcze poprawić dane formalne notą korygującą wystawioną poza systemem.
W praktyce wygląda to tak, że faktury z błędami i tak zostają w KSeF – nawet jeśli nabywca zgłosi korektę. Zmiany będą natomiast widoczne w ewidencji JPK_V7.
Po wejściu obowiązkowego KSeF nie ma już opcji wystawiania not korygujących do faktur z systemu. Oznacza to, że każdą korektę – nawet taką, którą wcześniej robiło się notą korygującą – sprzedawca będzie musiał wystawić w formie faktury korygującej przez KSeF.
Czym jest nota korygująca?
Nota korygująca poprawia dane umieszczone na fakturze otrzymanej od kontrahenta. Czym więc różni się od faktury korygującej? Nota pozwala na skorygowanie błędów formalnych, które nie wpływają na prawo do odliczenia podatku VAT. Warto podkreślić, że nota korygująca służy wyłącznie do poprawy błędów formalnych, w szczególności dotyczących danych identyfikacyjnych stron, takich jak dane rejestrowe czy identyfikacyjne kontrahentów. Jednak warto pamiętać, że nota może dotyczyć jedynie błędów mniejszej wagi, które nie mają dużego znaczenia dla istoty transakcji. Dokument ten wystawia nabywca towaru lub usługi. Powinno się ją stworzyć w dwóch egzemplarzach. Nota może obejmować jeden lub wszystkie błędy, które pojawiły się na fakturze. Należy pamiętać jednak, że nota korygująca musi być zaakceptowana przez sprzedawcę. Akceptacja wystawcy może przyjąć formę podpisania kopii noty lub innego potwierdzenia, a zgodnie z art. 106k ust. 3 ustawy o VAT, zaakceptowanie noty korygującej jest warunkiem jej skuteczności. Przepisy nie mówią, jaki musi być to konkretny podpis. Zgodnie z art. 106k ust. oraz 106k ust. 3 ustawy o VAT, przepisy te określają wymagane elementy i procedurę wystawiania noty korygującej.
Co zawiera nota korygująca – wskazanie treści korygowanej informacji?
Nota korygująca powinna zawierać dane sprzedawcy oraz nazwy podatnika i nabywcy zgodnie z wymogami ustawy o VAT. Zgodnie z przepisami, druk noty korygującej powinien zawierać szereg elementów. Oto one:
- wyraźne oznaczenie rodzaju dokumentu,
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
- imiona i nazwiska/nazwy wystawcy noty i wystawcy pierwotnej faktury lub faktury korygującej, ich adresy oraz NIP,
- dane zawarte w fakturze pierwotnej (data wystawienia, numer faktury, strony transakcji, nazwy podatnika i nabywcy oraz ilości towarów lub usług, których dotyczy wystawiana faktura), a także dane wystawcy pierwotnej faktury,
- wskazanie treści korygowanej informacji oraz podanie treści prawidłowej.
Wszystkie te elementy musi zawierać nota korygująca, aby była zgodna z przepisami.
Nota korygująca do rachunku
Firmy zwolnione z VAT wystawiają faktury na prośbę klienta. Od 1 stycznia 2014 r. również firmy zwolnione z VAT, które do tego czasu wystawiały rachunki, muszą transakcje dokumentować fakturami. W ich przypadku taki obowiązek istnieje tylko, jeśli o wystawienie dokumentu poprosi nabywca (może to być inna firma lub osoba nieprowadząca działalności gospodarczej). Należy jednak pilnować konkretnego terminu. Przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury do 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży. Po tym terminie nadal można wystawić fakturę jednak nie ma już takiego obowiązku.
Nota korygująca – kiedy nota korygująca została wystawiona?
Nota korygująca powinna zostać wystawiona, m.in w danych przypadkach:
- źle wpisany adres nabywającego/sprzedawcy,
- nieprawidłowy NIP,
- błędna data sprzedaży, odbioru, terminu płatności,
- niewłaściwy numer rejestracyjny pojazdu (w przypadku zakupu paliwa),
- złe oznaczenie towaru lub usługi.
Powyższe błędy można skorygować notą korygującą, a odbiorca faktury powinien zadbać o prawidłowe ujęcie noty korygującej w dokumentacji. W przypadku faktury kosztowej również można wystawić notę korygującą, a jej ujęcie w systemie księgowym powinno być zgodne z obowiązującymi przepisami.
Nota korygująca – kiedy nie można wystawiać?
Nota korygująca nie jednak pozwala na poprawianie m.in następujących błędów:
- jednostek miar i ilości sprzedanych towarów lub rodzaju wykonanych usług,
- ceny jednostkowej towaru lub usługi,
- ogólnej wartości sprzedanych towarów lub usług,
- stawki podatku,
- sumy wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatkowe i zwolnionych od podatku,
- kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem.
Jeżeli nabywca stwierdzi istnienie takiego błędu, musi zgłosić się z prośbą o wystawienie faktury korygującej do sprzedawcy.
W przypadku błędów mających wpływ na rozliczenie VAT, fakturę korygującą wystawia sprzedawca jako wystawca faktury, ponieważ tylko faktura korygująca sprzedawca umożliwia prawidłowe rozliczenie VAT.
Nota korygująca – akceptacja i akceptacji wystawcy
Jak już wcześniej wspomnieliśmy – należy wystawić dwa egzemplarze noty korygującej. Gdy wystawca poprawionej faktury zaakceptuje notę korygującą, musi podpisać oba egzemplarze i odesłać jeden. Wystawca może ją zaakceptować nawet mailowo, ponieważ nie określa się konkretnego sposobu akceptacji. Nie ma konieczności oznaczania dokumentów “kopia/oryginał”, jednak jeśli tak się stało – wystawca noty zostawia u siebie kopię, a nabywca otrzymuje oryginał.
Faktura korygująca a nota korygująca
Stoisz przed prostym, ale kluczowym pytaniem: kiedy sięgnąć po notę korygującą, a kiedy po fakturę korygującą? To jak wybór między młotkiem a śrubokrętem – oba służą do naprawy, ale każdy ma swoje miejsce w warsztacie księgowego. Faktura korygująca to narzędzie sprzedawcy, które wkracza do akcji wtedy, gdy na pierwotnej fakturze pojawią się błędy uderzające prosto w serce finansów – wartości towarów, kwoty netto, podatek VAT czy należności ogółem. To nie są drobnostki do przegapienia – te korekty wpływają bezpośrednio na twoje rozliczenia podatkowe i muszą wylądować w księgach rachunkowych.
Nota korygująca to z kolei twój precyzyjny skalpel do usuwania drobnych, ale irytujących pomyłek formalnych. Myśl o niej jak o korektorze, który łapie literówki w nazwie klienta, poprawia błędny adres nabywcy czy naprawia przekręcone dane identyfikacyjne stron transakcji. Najpiękniejsze w tym wszystkim? Nota korygująca nie grzebie w wartościach sprzedaży, podatkach ani innych kluczowych danych finansowych – dlatego nie musisz się martwić księgowaniem ani wpływem na rozliczenia podatkowe. To nabywca towaru lub usługi wystawia ten dokument, a jego misja jest prosta: zapewnić porządek w dokumentacji bez mieszania w dodanych wartościach czy stawkach podatku.
Księgowanie noty korygującej
Zastanawiasz się, dlaczego twój księgowy mówi o “nocie korygującej”, a później nagle przechodzi na “fakturę korygującą”? To nie jest gra słów – to fundamentalna różnica, która decyduje o tym, czy twoje księgi pozostaną nienaruszone, czy też będziesz musiał przerabiać całe rozliczenia. Nota korygująca to narzędzie kosmetyczne – nie wchodzi do ksiąg rachunkowych ani nie pojawia się w rejestrach VAT. Mówiąc wprost: możesz ją wystawić, ale twój wynik finansowy, stan majątku i rozliczenia podatkowe pozostaną nietknięte. To jak poprawka literówki w e-mailu – ważna dla porządku, ale nie zmienia meritum sprawy. Jej zadanie? Formalna korekta danych takich jak dane wystawcy, numer faktury czy inne szczegóły, które nie mają wpływu na wartości towarów, kwoty podatku czy sumy sprzedaży netto.
Ale uwaga – gdy pojawi się potrzeba skorygowania danych, które bezpośrednio wpływają na pieniądze (wartości sprzedaży netto, kwoty VAT czy należności ogółem), musisz sięgnąć po ciężką artylerię: fakturę korygującą wystawioną przez sprzedawcę. To już nie jest kosmetyka, to operacja na otwartym sercu twojej księgowości. Tylko faktura korygująca trafia do ksiąg i wpływa na rozliczenia podatkowe – to ona zmienia rzeczywistość finansową twojej firmy. Nota korygująca? Pozostaje tym, czym była od początku – pomocniczym dokumentem, który załatwia formalne błędy bez mieszania w podatkowych rozliczeniach czy zapisach księgowych.