Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich podatników wystawiających faktury krajowe B2B, a od 1 lutego 2026 r. każda firma odbiera w nim faktury zakupowe. Po sześciu miesiącach pytania dotyczą głównie praktyki: kar, trybów offline, korekt, uprawnień biura i zmian od 1 stycznia 2027 r.
Każda odpowiedź poniżej jest samodzielna i wskazuje przepis albo stanowisko Ministerstwa Finansów. Wpis zastępuje nasze zestawienia pytań o KSeF z lat 2022 i 2025.
Stan prawny: 30 września 2026 r.
Stan po 6 miesiącach obowiązkowego KSeF
| Temat | Stan na 30 września 2026 r. |
| Obowiązek wystawiania | od 1.02.2026 r. firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r., od 1.04.2026 r. pozostali |
| Obowiązek odbierania | od 1.02.2026 r. wszyscy podatnicy z NIP |
| Faktury poza KSeF do 10 000 zł brutto miesięcznie | do 31.12.2026 r. (art. 145m ustawy o VAT), bez zapowiedzi przedłużenia |
| Faktury z kas i paragony z NIP do 450 zł | poza KSeF do 31.12.2026 r. (art. 145n) |
| Kary z art. 106ni | w ustawie od 1.01.2027 r.; MF zapowiedziało przesunięcie do 1.01.2028 r., projekt nowelizacji na etapie rządowym |
| Tokeny | rozporządzenie nadal wskazuje 31.12.2026 r.; MF zapowiedziało pozostawienie ich bezterminowo |
| Numer KSeF w przelewie | obowiązek od płatności dokonanych od 1.01.2027 r. (art. 108g) |
| Logowanie przez login.gov.pl, w tym mObywatel | działa od 14.02.2026 r. |
Pytania podzieliliśmy na osiem grup:
- Terminy i kogo dotyczy KSeF
- Kary za niestosowanie KSeF
- Dostęp, logowanie i uprawnienia
- Wystawianie faktur i korekt
- Tryby offline i kody QR
- Odbiór faktur i ich obieg
- Płatności i JPK_VAT
- Biura rachunkowe i programy księgowe
Na końcu znajdziesz checklistę na grudzień 2026 r.
Terminy i kogo dotyczy KSeF
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych objął od 1 lutego 2026 r. podatników, których sprzedaż z VAT przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. wszystkich pozostałych. Wynika to z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT w związku z art. 145l i 145m. Forma prawna nie ma znaczenia: obowiązek dotyczy tak samo spółek, jak jednoosobowych działalności. Pełny harmonogram opisujemy w tekście KSeF od kiedy obowiązkowy.
Czy do końca 2026 r. można wystawiać faktury poza KSeF?
Tak, jeśli łączna wartość brutto faktur wystawionych poza KSeF w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł (art. 145m ust. 1 ustawy o VAT). Prawo to traci się od faktury, którą przekroczono limit, i nie wraca ono w kolejnych miesiącach (art. 145m ust. 2). Do limitu nie wlicza się faktur dla konsumentów, faktur z kas rejestrujących, paragonów z NIP do 450 zł ani faktur wyłączonych rozporządzeniem, a o zaliczeniu do miesiąca decyduje data wystawienia. Przykład: faktury na 4 000 zł, 3 500 zł i 3 000 zł w jednym miesiącu dają 10 500 zł, więc trzecią i wszystkie kolejne faktury wystawiasz już w KSeF.
Co zmienia się 1 stycznia 2027 r.?
Wygasają oba przepisy epizodyczne: limit 10 000 zł z art. 145m i wyłączenie faktur z kas oraz paragonów z NIP z art. 145n. Od tego dnia fakturę dla podatnika wystawia się w KSeF niezależnie od kwoty, także gdy sprzedaż zaewidencjonowano na kasie. Komunikat MF z 16 września 2026 r. i projekt nowelizacji z września dotyczą wyłącznie kar, nie przedłużają limitu 10 000 zł. Szczegóły dla najmniejszych firm są w tekście KSeF dla mikroprzedsiębiorców.
Czy podatnik zwolniony z VAT musi wystawiać faktury w KSeF?
Tak. Ministerstwo Finansów wskazuje, że każdy podatnik, czynny i zwolniony, który ma obowiązek wystawienia faktury, wystawia ją w KSeF według tych samych etapów. Wyłączenie z art. 106ga ust. 2 pkt 6 obejmuje tylko zwolnienie z art. 113a, z którego korzystają małe firmy z siedzibą w innym państwie UE, a nie krajowe zwolnienie podmiotowe z art. 113. Do końca 2026 r. większość zwolnionych mieści się w limicie 10 000 zł, więc faktyczny start przypada dla nich na 1 stycznia 2027 r.
Czy rolnik ryczałtowy i faktury VAT RR są w KSeF?
Faktury VAT RR można wystawiać w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., ale tylko wtedy, gdy rolnik ryczałtowy złoży w systemie oświadczenie i wskaże nabywcę jako uprawnionego (art. 116 ust. 3b do 3i ustawy o VAT). Bez tego nabywca wystawia fakturę VAT RR poza systemem. Rolnik będący czynnym podatnikiem VAT i sprzedający firmom wystawia faktury w KSeF na zasadach ogólnych.
Czy firma zagraniczna zarejestrowana do VAT w Polsce wystawia faktury w KSeF?
Nie musi, jeśli nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności albo stałe miejsce nie uczestniczy w danej transakcji (art. 106ga ust. 2 pkt 1 i 2). Sama rejestracja do VAT w Polsce stałego miejsca nie tworzy, co MF potwierdziło w objaśnieniach podatkowych z 28 stycznia 2026 r. Taka firma może wystawiać faktury w KSeF dobrowolnie (art. 106ga ust. 4).
Czy odbierać faktury z KSeF musi każdy, także firma bez obowiązku wystawiania?
Tak. Od 1 lutego 2026 r. podatnik z NIP otrzymuje faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF, niezależnie od tego, czy sam korzysta z limitu 10 000 zł. Odroczenie wystawiania nie odracza odbierania.
Kary za niestosowanie KSeF
Od kiedy grożą kary za niestosowanie KSeF?
W obowiązującym stanie prawnym kary z art. 106ni ust. 1 do 3 i 5 do 7 ustawy o VAT wchodzą w życie 1 stycznia 2027 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203). Ministerstwo Finansów w komunikacie z 16 września 2026 r. zapowiedziało przedłużenie odroczenia kar do 31 grudnia 2027 r. i zaznaczyło, że wymaga to zmiany ustawy. Projekt nowelizacji przesuwający termin na 1 stycznia 2028 r. trafił do Rządowego Centrum Legislacji 23 września 2026 r. Na 30 września 2026 r. jest to projekt, a nie obowiązujący przepis.
Ile wynosi kara z art. 106ni?
Naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a przy fakturze bez VAT do 18,7% kwoty należności ogółem. Kara dotyczy niewystawienia faktury w KSeF, wystawienia faktury offline niezgodnie ze wzorem i niedosłania jej w terminie. Przykład: faktura na 10 000 zł netto z VAT 2 300 zł to kara do 2 300 zł, a faktura na 10 000 zł ze zwolnieniem z VAT to kara do 1 870 zł.
Co grozi w 2027 r., jeśli kary zostaną przesunięte?
Według komunikatu MF z 16 września 2026 r. KAS ma w 2027 r. przypominać o obowiązkach, reagować na faktury wystawiane poza KSeF i sprawdzać, czy niestosowanie systemu nie prowadzi do nierzetelnego rozliczenia podatku. Przesunięcie kar nie zmienia obowiązku z art. 106ga ust. 1 ani terminu wygaśnięcia limitu 10 000 zł.
Czy za niestosowanie KSeF grozi odpowiedzialność karna skarbowa?
Nie za samo niewystawienie faktury w KSeF ani niedosłanie faktury offline w terminie: art. 106ni ust. 4 ustawy o VAT wyłącza w tych przypadkach postępowanie w sprawach o przestępstwa i wykroczenia skarbowe. Osobno działa sankcja za błędy w JPK_VAT: jeśli po wezwaniu naczelnika nie skorygujesz ewidencji w 14 dni, grozi kara 500 zł za każdy błąd (art. 109 ust. 3f do 3h).
Dostęp, logowanie i uprawnienia
Jak zalogować się do KSeF?
Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF przewiduje cztery sposoby: środek identyfikacji elektronicznej z węzła krajowego (login.gov.pl, czyli m.in. profil zaufany, mObywatel, bankowość elektroniczna), kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną i certyfikat KSeF (§ 6 ust. 1). Logowanie przez węzeł krajowy działa od 14 lutego 2026 r.
Czy fakturę w KSeF trzeba podpisać podpisem elektronicznym?
Nie. Faktur przesyłanych do KSeF się nie podpisuje, a system działa na zasadzie uwierzytelnienia osoby i sprawdzenia jej uprawnień. Pracownik wystawiający faktury nie potrzebuje podpisu kwalifikowanego, wystarczy mu profil zaufany.
Do kiedy działają tokeny KSeF?
Według § 13 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia z 12 grudnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1815) tokeny mogą służyć do uwierzytelniania do 31 grudnia 2026 r. Ministerstwo Finansów zdecydowało jednak o pozostawieniu tej metody bezterminowo i zapowiedziało nowelizację rozporządzenia. Do 30 września 2026 r. zmiana nie ukazała się w Dzienniku Ustaw. Po zalogowaniu tokenem nie wygenerujesz certyfikatu KSeF (§ 13 ust. 2).
Czym jest certyfikat KSeF i do czego służy?
Certyfikat typu 1 służy do uwierzytelniania, a certyfikat typu 2 do oznaczenia faktury wystawionej offline drugim kodem QR, potwierdzającym tożsamość wystawcy (art. 106nda ust. 7 ustawy o VAT). Certyfikat jest ważny najwyżej 2 lata i można go odnowić w okresie ważności (§ 6 ust. 2 rozporządzenia). Certyfikatu osoby fizycznej nie przekazuje się księgowej, a certyfikat spółki spółka może udostępnić pracownikom.
Kto musi złożyć ZAW-FA?
ZAW-FA składa podmiot niebędący osobą fizyczną, który nie ma kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, oraz osoba, której podpis kwalifikowany nie zawiera NIP ani PESEL (§ 5 ust. 1 i § 6 ust. 4 rozporządzenia). Przedsiębiorca na JDG z profilem zaufanym niczego nie składa, bo ma uprawnienia właścicielskie przypisane do NIP. Od 1 stycznia 2026 r. ZAW-FA nie złożysz przez ePUAP, tylko papierowo, przez e-Urząd Skarbowy albo e-Doręczenia. Więcej w tekście kto musi złożyć ZAW-FA.
Jak nadać uprawnienia biuru rachunkowemu i pracownikom?
Uprawnienia nadaje się w Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie zintegrowanym z KSeF. Biuru można nadać uprawnienie jako podmiotowi i zaznaczyć, że biuro może delegować je swoim pracownikom, więc nie trzeba uprawniać każdej księgowej osobno. Bezpieczny podział ról opisujemy w tekście KSeF w praktyce: jak delegować uprawnienia biuru rachunkowemu.
Co zrobić z uprawnieniami przy zmianie biura rachunkowego lub odejściu pracownika?
Uprawnienia odbiera osoba, która ma prawo zarządzania uprawnieniami, elektronicznie w KSeF, a nowemu biuru nadaje się je od nowa. Jeśli odchodzi jedyna osoba z pełnymi uprawnieniami wskazana w ZAW-FA, podatnik składa nowe ZAW-FA z inną osobą, co odwołuje uprawnienia poprzedniej. Certyfikat KSeF księgowej pozostaje ważny, ale bez uprawnień nie daje dostępu do faktur danej firmy.
Wystawianie faktur i korekt
Czym faktura ustrukturyzowana różni się od faktury w PDF?
Faktura ustrukturyzowana to plik XML zgodny ze wzorem FA(3), obowiązującym od 1 lutego 2026 r., przesłany do KSeF i opatrzony numerem nadanym przez system. KSeF przechowuje ją przez 10 lat od końca roku wystawienia (art. 112aa ustawy o VAT). PDF może być tylko wizualizacją takiej faktury i wtedy musi mieć kod QR (art. 106gb ust. 5). Zwykłą fakturę PDF, bez KSeF, sprzedawca może wystawić tylko w przypadkach wyłączonych z obowiązku.
Jaka jest data wystawienia faktury w KSeF?
Fakturę wystawioną online uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT), a nie w dniu nadania numeru. Warunek jest jeden: data w polu P_1 musi być zgodna z datą przesłania pliku. Jeśli przesyłasz fakturę później niż data w P_1, ustawa traktuje ją jako fakturę offline24 (art. 106nda ust. 16) i musisz ją dosłać najpóźniej następnego dnia roboczego. Wtedy datą wystawienia jest data z P_1.
Czym jest numer KSeF i czy trzeba go wysyłać kontrahentowi?
Numer KSeF to identyfikator, który system nadaje fakturze po przyjęciu, niezależny od numeru nadanego przez sprzedawcę (P_2). Nie musisz go wysyłać kontrahentowi z NIP, bo faktura pojawia się w jego części systemu automatycznie. Numer będzie za to potrzebny nabywcy do przelewu od 1 stycznia 2027 r., na fakturach korygujących i rozliczających zaliczki oraz w JPK_VAT. Podstawowe pojęcia zebraliśmy w tekście KSeF: najważniejsze pojęcia.
Co się dzieje, gdy KSeF odrzuci fakturę?
Odrzucona faktura nie została wystawiona, więc nie wystawiasz do niej korekty ani jej nie anulujesz. Przygotowujesz poprawny plik i wysyłasz go ponownie. System odrzuca plik tylko z dwóch powodów: niezgodności ze wzorem FA(3) albo braku uprawnień osoby wysyłającej. Nie sprawdza rachunku, danych kontrahenta ani jego statusu w wykazie podatników VAT.
Jak poprawić błąd na fakturze przyjętej do KSeF?
Faktury przyjętej do KSeF nie da się edytować, każdy błąd, także rachunkowy czy w adresie, poprawia się fakturą korygującą. Przy błędnym NIP nabywcy wystawiasz korektę do zera na błędny NIP i nową fakturę na właściwy, bo pierwsza faktura trafiła już do podmiotu o tym numerze. Korekta faktury ustrukturyzowanej musi mieć postać faktury ustrukturyzowanej albo faktury offline24 (art. 106j ust. 4).
Jak skorygować fakturę wystawioną przed KSeF lub poza nim?
Korektę wystawia sprzedawca w KSeF, jeśli w dniu korekty ma obowiązek stosowania systemu, także do faktury z 2025 r. Numer KSeF faktury korygowanej podaje się tylko wtedy, gdy taki numer istnieje (art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT). Przy korekcie zbiorczej wskazujesz dane wszystkich faktur pierwotnych: numery nadane przez podatnika, numery KSeF, jeśli były, i daty wystawienia.
Czy nabywca może jeszcze wystawić notę korygującą?
Nie. Art. 106k ustawy o VAT, który pozwalał nabywcy korygować pomyłki notą, uchylono, a MF potwierdza, że w okresie obowiązkowego KSeF nabywca not korygujących nie wystawia. Pomyłkę poprawia sprzedawca fakturą korygującą. Noty księgowe, np. obciążeniowe, nadal funkcjonują, ale poza KSeF. Historię i zasady opisujemy w tekście nota korygująca.
Jak wystawić fakturę zaliczkową i rozliczającą w KSeF?
Fakturę zaliczkową wystawiasz w KSeF z węzłem Zamowienie, bez wierszy FaWiersze. Faktura rozliczająca podaje numery KSeF faktur zaliczkowych, a przy zaliczkach wystawionych poza KSeF ich numery nadane przez podatnika (art. 106f ust. 3 i 4 ustawy o VAT). W strukturze FA(3) służy do tego element FakturaZaliczkowa, który może wystąpić do 100 razy. Szerzej w tekście faktura zaliczkowa.
Czy do faktury w KSeF można dołączyć załącznik?
Tak, ale tylko w postaci XML, będącej częścią faktury, i tylko przy czynnościach o złożonych danych o ilości, mierze lub cenie jednostkowej (art. 106gba ustawy o VAT). Najpierw składasz zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym i czekasz na potwierdzenie mailowe, co trwa do 3 dni roboczych. Faktura może mieć jeden załącznik (§ 12 ust. 2 rozporządzenia), a cały plik nie może przekroczyć 3 MB. PDF-u ani skanu nie dołączysz, a funkcja nie działa w bezpłatnych aplikacjach MF.
Czy w KSeF działa samofakturowanie?
Tak. Sprzedawca nadaje nabywcy w KSeF uprawnienie do samofakturowania, a nabywca albo osoby przez niego wskazane wystawiają faktury w imieniu sprzedawcy. Obowiązku nie ma, gdy nabywca albo sprzedawca nie jest zidentyfikowany polskim NIP (§ 2 pkt 5 i 6 rozporządzenia z 7 grudnia 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1740). Przy WDT unijny nabywca może jednak wystawić taką fakturę w KSeF dobrowolnie.
Czy fakturę proforma też wystawia się w KSeF?
Nie. Proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, więc nie trafia do KSeF. To samo dotyczy zamówień, not księgowych i rachunków wystawianych przez podmioty niebędące podatnikami VAT.
Co z duplikatem faktury wystawionej w KSeF?
Faktura w KSeF nie ginie, więc duplikat dotyczy kopii przekazanej poza systemem, np. kontrahentowi zagranicznemu: na jego wniosek udostępniasz ją ponownie z kodem QR (art. 106l ust. 1 ustawy o VAT). Jeśli zniszczy się faktura offline przekazana nabywcy przed jej dosłaniem do KSeF, wystawiasz ją ponownie z tymi samymi danymi, a może ona zawierać wyraz „DUPLIKAT” (art. 106nda ust. 14).
Tryby offline i kody QR
Jakie tryby offline przewiduje KSeF i ile czasu jest na dosłanie faktury?
Ustawa przewiduje trzy tryby, w których fakturę wystawia się w strukturze FA(3) poza systemem i dosyła później, oraz awarię całkowitą, w której się jej nie dosyła.
| Tryb | Podstawa | Kiedy | Termin przesłania do KSeF |
| offline24 | art. 106nda | w każdej chwili, bez uzasadnienia | następny dzień roboczy po wystawieniu |
| niedostępność | art. 106nh | prace serwisowe ogłoszone w BIP MF | następny dzień roboczy po zakończeniu niedostępności |
| awaria | art. 106nf | komunikat o awarii w BIP i oprogramowaniu | 7 dni roboczych od zakończenia awarii |
| awaria całkowita | art. 106ne ust. 3, art. 106ng | komunikat w środkach społecznego przekazu | faktury się nie przesyła |
W trzech pierwszych trybach datą wystawienia jest data z pola P_1, a nabywca z NIP otrzymuje fakturę w dniu nadania jej numeru KSeF. W awarii całkowitej wystawiasz faktury papierowe albo elektroniczne (art. 106ng) i nie przesyłasz ich do systemu, podobnie jak fakturę offline24 niedosłaną przed ogłoszeniem takiej awarii (art. 106nha pkt 2).
Czy tryb offline24 wygasa z końcem 2026 r.?
Nie. Art. 106nda ustawy o VAT nie przewiduje terminu obowiązywania trybu offline24, a ustawa nie zawiera przepisu epizodycznego, który by go ograniczał. MF opisuje offline24 jako tryb dostępny dla wszystkich podatników, także gdy nie ma problemów z siecią, i bez obowiązku dowodzenia braku internetu.
Ile kodów QR musi mieć faktura przekazana poza KSeF?
Faktura online albo faktura offline już dosłana do KSeF ma jeden kod QR z numerem KSeF pod kodem. Faktura offline przekazana nabywcy przed dosłaniem ma dwa kody: pierwszy z napisem „OFFLINE”, umożliwiający weryfikację danych, i drugi z napisem „CERTYFIKAT”, potwierdzający tożsamość wystawcy (art. 106nda ust. 6). Do drugiego kodu potrzebny jest wcześniej pobrany certyfikat KSeF typu 2.
Odbiór faktur i ich obieg
Jak nabywca otrzymuje fakturę z KSeF i kiedy uznaje się ją za otrzymaną?
Nabywca z NIP pobiera fakturę z KSeF sam: w Aplikacji Podatnika, aplikacji mobilnej albo przez program zintegrowany z API. Fakturę uznaje się za otrzymaną w dniu nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT). Nabywca nie akceptuje faktury, a system nie wysyła powiadomień, więc program musi regularnie sprawdzać nowe dokumenty. Od daty otrzymania zależy okres, w którym powstaje prawo do odliczenia VAT (art. 86 ust. 10b).
Czy fakturę dla konsumenta trzeba wystawić w KSeF?
Nie. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności są wyłączone z obowiązku (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT), więc wystawiasz je papierowo albo elektronicznie jak dotąd. Możesz wystawić je w KSeF dobrowolnie i wtedy przekazujesz je konsumentowi w uzgodniony sposób, np. PDF-em z kodem QR.
Co z fakturą do paragonu?
Do 31 grudnia 2026 r. faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP do 450 zł mogą pozostać poza KSeF (art. 145n ustawy o VAT). Od 1 stycznia 2027 r. fakturę do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie, wystawianą dla podatnika, trzeba wystawić w KSeF. Faktura do paragonu dla konsumenta pozostaje poza obowiązkiem i można ją wystawić w KSeF dobrowolnie.
Jak przekazać fakturę kontrahentowi zagranicznemu?
Fakturę dla kontrahenta bez siedziby i stałego miejsca w Polsce wystawiasz w KSeF, bo obowiązek dotyczy wystawcy, a nie nabywcy. Kontrahent nie zaloguje się do systemu, więc przekazujesz mu ją w uzgodniony sposób, np. PDF-em, z kodem QR z numerem KSeF (art. 106gb ust. 4 i 5 ustawy o VAT). Wizualizacja może być po angielsku albo dwujęzyczna, pod warunkiem zgodności z plikiem XML. Datą otrzymania jest wtedy dzień faktycznego otrzymania przez nabywcę (art. 106na ust. 4).
Czy na fakturze można wskazać dodatkowego odbiorcę, np. faktora?
Tak. W sekcji Podmiot3 można wskazać dodatkowe podmioty, np. faktora, płatnika albo odbiorcę, i każdy z nich z NIP ma dostęp do faktury w KSeF. Osoba bez NIP nie pobierze faktury z systemu, więc dostaje ją poza KSeF z kodem QR.
Jak długo przechowywać faktury z KSeF i czy trzeba archiwizować UPO?
KSeF przechowuje faktury przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione (art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT). Jeśli zobowiązanie podatkowe przedawnia się później, np. przy długiej amortyzacji środka trwałego, fakturę trzeba przechowywać poza KSeF do upływu przedawnienia (art. 112aa ust. 2). Przepisy nie wymagają przechowywania UPO, a nadanie numeru KSeF potwierdza prawidłowe przetworzenie faktury.
Kontrahent przysłał fakturę PDF mailem. Czy mogę ją zaksięgować?
Najpierw sprawdź, czy ta faktura jest w KSeF. PDF z kodem QR i numerem KSeF to wizualizacja faktury, którą masz w systemie, więc księgujesz ją raz, z datą otrzymania z KSeF. Jeśli sprzedawca legalnie wystawił fakturę poza systemem (limit 10 000 zł, kasa, wyłączenie z rozporządzenia, podmiot zagraniczny), jest to zwykła faktura elektroniczna. MF wskazuje, że nabywca nie musi weryfikować, czy dokument powinien powstać w KSeF, i nie jest to warunek prawa do odliczenia VAT. Sankcja za pominięcie KSeF dotyczy sprzedawcy, a przepisy o KSeF, jako część ustawy o VAT, nie zmieniają zasad zaliczania wydatków do kosztów w PIT i CIT.
Które faktury zakupowe nadal przychodzą poza KSeF?
Poza systemem zostają faktury od dostawców zagranicznych, bilety jednorazowe, opłaty za autostrady, zwolnione usługi finansowe i ubezpieczeniowe dokumentowane fakturami o węższym zakresie danych (rozporządzenie Dz.U. 2025 poz. 1740). Do końca 2026 r. dochodzą faktury z kas, paragony z NIP i faktury drobnych sprzedawców korzystających z limitu 10 000 zł. Jak obsłużyć ten strumień w biurze, opisujemy w tekście OCR faktur w biurze rachunkowym.
Płatności i JPK_VAT
Od kiedy trzeba podawać numer KSeF w przelewie?
Od płatności dokonanych od 1 stycznia 2027 r. Czynny podatnik VAT płacący przelewem innemu czynnemu podatnikowi za fakturę ustrukturyzowaną, fakturę offline24 albo z okresu niedostępności podaje w tytule numer KSeF albo identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF (art. 108g ust. 1 ustawy o VAT). Status odbiorcy ustala się według wykazu podatników VAT na dzień płatności. W komunikacie przelewu MPP numer KSeF zastępuje numer faktury (art. 108a ust. 3 pkt 3), również od 1 stycznia 2027 r. Obowiązek nie dotyczy faktur niedosłanych do KSeF z powodu ogłoszonej awarii (art. 108g ust. 4).
Jak oznaczać faktury w JPK_VAT po wejściu KSeF?
Od okresów od 1 lutego 2026 r. ewidencja sprzedaży i zakupu zawiera numer KSeF faktury, jeśli został nadany do dnia przesłania ewidencji, oraz nowe oznaczenia (rozporządzenie z 12 grudnia 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1800).
| Oznaczenie | Kiedy |
| numer KSeF | faktura ma numer KSeF w dniu przesłania JPK |
| OFF | faktura z trybu awarii (art. 106nf), bez numeru KSeF w dniu złożenia ewidencji |
| BFK | faktura elektroniczna lub papierowa wystawiona poza KSeF |
| DI | dowód inny niż faktura |
| FP | do 31.12.2026 r. obejmuje też faktury wystawione przy użyciu kas |
Według broszury MF faktura offline24 lub z okresu niedostępności, która w dniu złożenia JPK nie ma jeszcze numeru, dostaje oznaczenie DI, a po nadaniu numeru podatnik koryguje ewidencję i wpisuje numer KSeF. Przy korekcie JPK obowiązuje zwykły termin 14 dni (art. 109 ust. 3e). Dla faktur wystawionych w KSeF urząd nie żąda już JPK_FA. Poprawność pliku przed wysyłką sprawdzisz w programie JPK.
Biura rachunkowe i programy księgowe
Czy do KSeF potrzebny jest płatny program?
Nie. MF udostępnia bezpłatnie Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację Mobilną KSeF oraz e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym. Bezpłatne narzędzia nie obsługują jednak faktur z załącznikiem, a przy większej liczbie faktur ręczne przepisywanie danych z aplikacji do księgi zabiera czas. Wystawianie w praktyce pokazujemy w tekście jak wystawiać faktury w KSeF krok po kroku.
Jak program księgowy pobiera faktury zakupowe z KSeF?
Przez API KSeF 2.0, po uwierzytelnieniu tokenem, certyfikatem, podpisem lub pieczęcią osoby albo podmiotu z uprawnieniem do dostępu do faktur. KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach, więc program musi je sprawdzać regularnie, a masowe pobieranie działa tylko dla plików XML, nie PDF.
Jak KSeF obsługują programy Varico?
W ramach Licencji 4Inclusive programy KPiR, KsH Księga Handlowa i ObSp mają cztery funkcje KSeF: obsługę importu i księgowania faktur ustrukturyzowanych, wysyłkę faktur do KSeF na podstawie automatycznie wygenerowanego pliku, import faktur zakupowych z KSeF oraz obsługę KSeF w fakturach sprzedażowych i korygujących. Opis znajdziesz na stronie KSeF w programach Varico.
Dla biur, które obsługują wielu klientów, Varico Obieg Faktur zbiera faktury z KSeF w jednym miejscu, zamiast logowania do kont każdego klienta osobno, odczytuje OCR-em dokumenty spoza systemu i przekazuje dane do KPiR i KsH. Klient akceptuje dokument w tym samym obiegu.
Osobno działa KSeF PRO: program szkoleniowy przygotowany z Mariański Group dla księgowych i biur rachunkowych, z modułami wideo, e-bookami, procedurami wdrożeniowymi i listami kontrolnymi. To szkolenie, nie moduł programu.
Programy Varico możesz sprawdzić przez 30 dni na własnych danych.
Checklista na grudzień 2026 r.
Firma, która do końca roku korzysta z limitu 10 000 zł:
- Sprawdź logowanie: JDG profilem zaufanym lub mObywatelem, spółka pieczęcią albo przez osobę z ZAW-FA (papierowe ZAW-FA wymaga czasu na obsługę w urzędzie).
- Wybierz narzędzie: program zintegrowany z KSeF, Aplikację Podatnika KSeF, aplikację mobilną albo e-mikrofirmę.
- Wystaw w grudniu pierwsze faktury przez KSeF, żeby sprawdzić proces przed 1 stycznia.
- Pobierz certyfikat KSeF typu 2, jeśli zdarza Ci się fakturować bez dostępu do sieci.
- Faktury z kasy i paragony z NIP dla firm przenieś do KSeF od 1 stycznia 2027 r.
- Przygotuj przelewy z numerem KSeF dla płatności od 1 stycznia 2027 r.
Biuro rachunkowe:
- Zrób listę klientów wchodzących do KSeF 1 stycznia 2027 r. i sprawdź ich uprawnienia dla biura.
- Ustal z dostawcą oprogramowania, czy integracja działa na tokenach czy certyfikatach, i przed 31 grudnia sprawdź, czy nowelizacja rozporządzenia o tokenach ukazała się w Dzienniku Ustaw.
- Zmień proces płatności u klientów, dla których biuro przygotowuje przelewy: numer KSeF w tytule i w komunikacie MPP.
- Grudzień to ostatni okres, w którym oznaczenie FP obejmuje faktury z kas; od stycznia te faktury dla firm mają numer KSeF.
- Nie opieraj planów na zapowiedzi przesunięcia kar, dopóki ustawa nie ukaże się w Dzienniku Ustaw.
- Ustal z klientami zasadę dla PDF-ów przysyłanych mailem, żeby ta sama faktura nie trafiła do księgi dwa razy.
Stan prawny: 30 września 2026 r.
Podstawy prawne: art. 86 ust. 10b, art. 106f, art. 106ga, art. 106gb, art. 106gba, art. 106j, art. 106l, art. 106na, art. 106nda, art. 106ne do 106ni, art. 108a, art. 108g, art. 109 ust. 3e do 3h, art. 112aa, art. 116, art. 145l, 145m i 145n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2026 r. poz. 1263); ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1598 ze zm.); ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1203); rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2025 poz. 1815, zm. Dz.U. 2026 poz. 169); rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. 2025 poz. 1740); rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. 2019 poz. 1988 ze zm., w tym Dz.U. 2025 poz. 1800); objaśnienia podatkowe MF z 28 stycznia 2026 r.; komunikat MF z 16 września 2026 r. o przedłużeniu odroczenia kar; „Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0” na ksef.podatki.gov.pl (stan z 11 września 2026 r.).