7 czerwca 2026 r. minął termin wdrożenia unijnej dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń (dyrektywa 2023/970). To oznacza nową rzeczywistość dla firm: pracodawcy muszą jawniej komunikować zasady płacowe, informować kandydatów o wynagrodzeniu i – w kolejnych latach – raportować lukę płacową między kobietami a mężczyznami.
To nie jest zmiana wyłącznie dla dużych korporacji. Pierwsze obowiązki – jak podawanie widełek w rekrutacji – dotyczą każdego pracodawcy, niezależnie od wielkości. W tym artykule wyjaśniamy, co już obowiązuje, jakie obowiązki dopiero wejdą, jakie grożą kary i od czego zacząć przygotowania.
Czym jest jawność wynagrodzeń i skąd się wzięła?
Jawność (przejrzystość) wynagrodzeń to zestaw zasad, które mają zapewnić równą płacę za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości oraz ograniczyć lukę płacową ze względu na płeć. Podstawą jest unijna dyrektywa 2023/970, którą państwa członkowskie miały wdrożyć do 7 czerwca 2026 r.
Ważne, by od razu rozwiać najczęstszy mit: jawność wynagrodzeń nie oznacza publicznej listy pensji pracowników. Wynagrodzenie konkretnej osoby nadal pozostaje informacją chronioną. Chodzi o przejrzystość zasad wynagradzania i dostęp pracownika do danych zagregowanych – np. średnich poziomów płac dla danej kategorii stanowisk.
Co już obowiązuje od 24 grudnia 2025 r.?
Pierwszy etap zmian wszedł w życie wraz z nowelizacją Kodeksu pracy 24 grudnia 2025 r. i dotyczy przede wszystkim rekrutacji. Od tej daty pracodawca ma obowiązek:
- przekazywać kandydatom informację o proponowanym wynagrodzeniu – jego początkowej wysokości albo przedziale (tzw. widełki),
- przekazać tę informację z wyprzedzeniem – w ogłoszeniu o pracę, przed rozmową kwalifikacyjną albo przed zawarciem umowy, tak aby kandydat mógł świadomie uczestniczyć w rekrutacji.
Pojawił się też istotny zakaz: pracodawca nie może pytać kandydata o wysokość wynagrodzenia w obecnym ani poprzednich miejscach pracy. Ma to przeciwdziałać utrwalaniu nierówności płacowych – zwłaszcza tam, gdzie wcześniejsza pensja była zaniżona.
W praktyce: koniec z rekrutacją, w której kandydat poznaje budżet stanowiska dopiero po kilku etapach. Widełki muszą być znane od początku.
Prawo pracownika do informacji o wynagrodzeniach
Dyrektywa wzmacnia pozycję pracownika. Każdy zatrudniony zyskuje prawo do informacji o średnich poziomach wynagrodzeń – w podziale na płeć – dla kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.
To nie pozwoli sprawdzić, ile zarabia konkretny kolega z zespołu, ale da twarde dane do rozmów o podwyżce – opartych na liczbach, a nie na intuicji czy nieformalnych plotkach.
Raportowanie luki płacowej – kogo i kiedy obejmie?
Najpoważniejszy nowy obowiązek to raportowanie różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn. Pracodawcy będą musieli analizować m.in.:
- średnią i medianę luki płacowej,
- różnice w premiach i innych zmiennych składnikach wynagrodzenia,
- udział kobiet i mężczyzn w poszczególnych przedziałach płacowych.
Terminy zależą od wielkości firmy (liczby zatrudnionych):
| Liczba pracowników | Pierwszy raport | Częstotliwość |
| co najmniej 250 | do 7 czerwca 2027 r. | co roku |
| 150–249 | od 7 czerwca 2028 r. | co 3 lata |
| 100–149 | do 7 czerwca 2031 r. | co 3 lata |
Co, jeśli luka przekroczy 5%?
Jeśli luka płacowa w danej kategorii pracowników wyniesie co najmniej 5% i nie będzie wynikać z obiektywnych, neutralnych płciowo kryteriów, pracodawca może zostać zobowiązany do pogłębionej oceny wynagrodzeń oraz wdrożenia działań naprawczych.
Kary za brak przejrzystości wynagrodzeń
Dyrektywa wymaga od państw członkowskich wprowadzenia skutecznych i odstraszających sankcji. W projektowanych polskich przepisach przewidziano grzywnę do 60 000 zł za niewykonanie obowiązków związanych z przejrzystością wynagrodzeń.
Konsekwencje mogą być jednak szersze niż sama kara finansowa:
- roszczenia pracowników i konieczność korekt wynagrodzeń,
- utrata zaufania zespołu i ryzyko wizerunkowe,
- ryzyko w postępowaniach o zamówienia publiczne – wykonawca może zostać wykluczony, jeśli narusza obowiązki dotyczące przejrzystości płac albo nie potrafi uzasadnić luki płacowej.
Od czego powinna zacząć firma? Praktyczna checklista
Jawność wynagrodzeń wymaga uporządkowania polityki płacowej. Pracodawca powinien umieć wykazać, że różnice w pensjach wynikają z obiektywnych kryteriów – kompetencji, odpowiedzialności, doświadczenia, wyników czy warunków pracy – a nie z czynników niezwiązanych z wartością pracy. Najważniejsze działania, które warto podjąć już teraz:
- Audyt wynagrodzeń – przegląd aktualnych pensji w firmie.
- Analiza luki płacowej – sprawdzenie różnic między kobietami a mężczyznami w tych samych kategoriach.
- Jasne opisy stanowisk i obiektywne kryteria wartościowania pracy.
- Spójna siatka płac oraz przejrzyste zasady premiowania i awansów.
- Aktualizacja regulaminów i polityk wynagradzania.
- Przegląd ogłoszeń rekrutacyjnych – dodanie widełek, usunięcie pytań o historię pensji.
- Przygotowanie menedżerów do rozmów z pracownikami o zasadach płacowych.
Uporządkowane dane płacowe to fundament całego procesu. Rzetelnie prowadzone listy płac, ewidencja składników wynagrodzenia i jasna siatka płac znacznie ułatwiają audyt i przyszłe raportowanie luki. Program Rozliczenie Płac od Varico oraz system e-Pracownicy pomagają trzymać dane wynagrodzeniowe w porządku i przygotować firmę na nowe obowiązki informacyjne.
Przeczytaj także na blogu Varico:
- Unijna Dyrektywa o jawności wynagrodzeń – co wprowadza?
- Nowy sposób obliczania wynagrodzeń – krok w stronę przejrzystości
- Płaca minimalna w 2026 roku – rządowe rozporządzenie
- Najważniejsze zmiany w prawie pracy od 1 czerwca 2025 r.
Jawność wynagrodzeń 2026 – najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy jawność wynagrodzeń oznacza, że każdy pozna pensję kolegi z zespołu?
Nie. Wynagrodzenie konkretnej osoby pozostaje chronione. Pracownik ma prawo do informacji o średnich poziomach wynagrodzeń dla kategorii pracowników, w podziale na płeć – a nie do indywidualnych pensji.
Od kiedy trzeba podawać widełki w ogłoszeniach o pracę?
Obowiązek informowania kandydatów o proponowanym wynagrodzeniu (kwocie początkowej lub przedziale) obowiązuje od 24 grudnia 2025 r.
Czy mogę pytać kandydata, ile zarabiał wcześniej?
Nie. Nowe przepisy zakazują pytania o wysokość wynagrodzenia w obecnym i poprzednich miejscach pracy.
Które firmy muszą raportować lukę płacową i od kiedy?
Firmy zatrudniające co najmniej 250 osób – pierwszy raport do 7 czerwca 2027 r., potem co roku. Firmy 150–249 osób – do 7 czerwca 2027 r., potem co 3 lata. Firmy 100–149 osób – do 7 czerwca 2031 r., potem co 3 lata.
Co grozi za brak przejrzystości wynagrodzeń?
W projektowanych przepisach przewidziano grzywnę do 60 000 zł, a dodatkowo ryzyko roszczeń pracowników, korekt wynagrodzeń i wykluczenia z zamówień publicznych.
Co zrobić, gdy luka płacowa przekracza 5%?
Jeśli różnicy nie da się wyjaśnić obiektywnymi kryteriami, pracodawca może zostać zobowiązany do pogłębionej oceny wynagrodzeń i wdrożenia działań naprawczych.
Podsumowanie
Jawność wynagrodzeń to jedna z najważniejszych zmian w prawie pracy ostatnich lat. Część obowiązków – widełki w rekrutacji i zakaz pytania o historię pensji – działa już od grudnia 2025 r. Kolejne, jak raportowanie luki płacowej, wejdą etapami od 2027 r. Firmy, które zaczną od audytu wynagrodzeń i uporządkowania siatki płac, unikną kar i zyskają przewagę jako transparentny pracodawca.
Chcesz mieć dane płacowe gotowe na nowe obowiązki? Sprawdź oprogramowanie kadrowo-płacowe Varico i przetestuj je bezpłatnie przez 30 dni.
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny: czerwiec 2026 r. (przepisy wdrażające dyrektywę są w toku prac legislacyjnych).