Sprawozdanie finansowe to dokument, który zawiera podstawowe informacje, dotyczące rocznej działalności przedsiębiorstwa pod względem rachunkowym i finansowym. Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w ściśle określonym formacie wszedł w życie 1 października 2018 roku, a decydujące znaczenie ma data sporządzenia sprawozdania. Każde sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Sprawozdanie finansowe musi być przesyłane do właściwego rejestru sądowego lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w postaci elektronicznej, zgodnie z wytycznymi ministra sprawiedliwości.
Choć cyfryzacja procesu niesie ze sobą wiele korzyści, takich jak większa przejrzystość i automatyzacja, to jednocześnie wymaga znajomości odpowiednich przepisów, struktur logicznych oraz formatów plików. Jak poprawnie sporządzić i wysłać e-sprawozdanie finansowe?
Kiedy powstaje obowiązek sporządzania sprawozdań?
Spółki wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego mają trzy miesiące od dnia bilansowego na przygotowanie rocznego sprawozdania finansowego. W przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin ten mija 31 marca. Za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego odpowiadają osoby zarządzające firmą, które zgodnie z ustawą o rachunkowości określane są kierownikami jednostki.
Jednostki zobowiązane do sporządzania sprawozdań finansowych obejmują także podmioty prowadzące działalność pożytku publicznego oraz samorządowe zakłady budżetowe. Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Sprawozdanie finansowe musi być przesyłane do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w postaci elektronicznej i musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym przez uprawnione osoby.
Kolejnym krokiem jest zatwierdzenie sprawozdania przez odpowiedni organ, zależny od formy prawnej danej jednostki.
Zatwierdzenia dokonują:
- wspólnicy – w przypadku spółek jawnych, partnerskich, komandytowych i cywilnych,
- walne zgromadzenie wspólników – w spółkach komandytowo-akcyjnych oraz z ograniczoną odpowiedzialnością,
- walne zgromadzenie akcjonariuszy – w spółkach akcyjnych,
- walne zgromadzenie członków – w spółdzielniach,
- właściciel – w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej.
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego, czyli najpóźniej do 30 czerwca, jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym.
Jak przygotować sprawozdanie finansowe?
Sprawozdania finansowe muszą być przygotowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, zgodnie z formatem i strukturą określoną przez Ministerstwo Finansów.
Sprawozdania finansowe sporządza się w strukturach logicznych zgodnych z xml schema definition (XSD) oraz schematem XML. Szczegółowe informacje dotyczące struktur, formatów oraz instrukcji ich stosowania dostępne są na stronie ministerstwa finansów oraz portalu podatkowym. Do przeglądania lub edycji udostępnionych plików struktur logicznych (plików XSD) należy użyć odpowiednich narzędzi.
Jednostki stosujące międzynarodowe standardy rachunkowości (MSR/MSSF) sporządzają sprawozdania finansowe w formacie ESEF lub innym przeszukiwalnym, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Ministerstwo Finansów przygotowało bezpłatne narzędzie – aplikację e-Sprawozdania Finansowe, która umożliwia generowanie, zapisanie utworzonego pliku XML w wybranej lokalizacji, wizualizację pliku XML do formatu PDF oraz eksport sprawozdania finansowego do pliku PDF. Plik PDF jest wygodnym formatem do archiwizacji i prezentacji sprawozdań finansowych, a aplikacje e umożliwiają generowanie i zapisanie pliku PDF na potrzeby dokumentacji.
Program fillup obsługuje import i odczyt danych plików zgodnych z JPK_SF, umożliwia korzystanie z funkcji importu, załączanie dowolnych plików w formacie PDF do e-Sprawozdania Finansowego oraz analizę odczytanego pliku XML np. w celu podpisania elektronicznego lub wysyłki.
Obowiązek tworzenia sprawozdań w formie ustrukturyzowanej obejmuje również organizacje niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, będące podatnikami CIT, na przykład fundacje, stowarzyszenia, związki zawodowe.
Spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie są zwolnione z obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego, jeśli w poprzednim roku obrotowym ich przychody netto nie przekroczyły równowartości 2,5 mln euro w złotówkach i nie prowadzą ksiąg rachunkowych. W takim przypadku spółki te składają do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oświadczenie potwierdzające brak obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Termin na złożenie takiego oświadczenia wynosi 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego.
Wysyłka e-sprawozdań finansowych
Zastanów się przez moment – czy kiedykolwiek przyszło ci do głowy, że wysyłka e-sprawozdań finansowych to właściwie cyfrowa rewolucja w świecie biurokracji? To kluczowy etap procesu sprawozdawczości, który sprawia, że twoje sporządzone sprawozdania finansowe docierają do odpowiednich organów państwowych w postaci elektronicznej jak pocztówka z przyszłości. Cała procedura działa zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości oraz wytycznymi Ministerstwa Finansów i Ministerstwa Sprawiedliwości – to twoja gwarancja, że wszystko jest bezpieczne i zgodne z prawem.
Chcesz skutecznie złożyć sprawozdanie finansowe? System teleinformatyczny udostępniony przez Ministerstwo Finansów lub właściwy rejestr sądowy to twój nowy najlepszy przyjaciel. To właśnie przez ten cyfrowy pomost przesyłasz dokumenty w wymaganym formacie, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Brzmi skomplikowanie? Wcale nie – taki sposób składania sprawozdań to po prostu gwarancja, że twoje dane dotrą nienaruszone i autentyczne.
Jesteś wpisany do rejestru przedsiębiorców? Wtedy masz 15 dni od zatwierdzenia, żeby przesłać swoje sprawozdanie elektronicznie – i nie ma mowy o żadnych papierowych wersjach. Wysyłka odbywa się wyłącznie online, co oznacza koniec z bieganiem po urzędach i staniem w kolejkach. To brzmi jak science fiction dla kogoś, kto pamiętał stare czasy, prawda?
Oto brutalna prawda: prawidłowe złożenie sprawozdania to nie tylko kwestia przygotowania dokumentu w odpowiedniej strukturze logicznej. Musisz go także podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym – inaczej twój trud pójdzie na marne. System teleinformatyczny automatycznie weryfikuje poprawność pliku oraz podpisów, działając jak cyfrowy strażnik, który minimalizuje ryzyko odrzucenia dokumentu z przyczyn formalnych.
Wysyłka e-sprawozdań za pośrednictwem systemu teleinformatycznego to rozwiązanie, które zmienia zasady gry w sprawozdawczości finansowej. Zwiększa przejrzystość, bezpieczeństwo i efektywność całego procesu tak bardzo, że zastanawiasz się, jak w ogóle funkcjonowało to wcześniej. Dzięki temu możesz mieć pewność, że twoje sprawozdanie dotrze do właściwego organu w terminie i formie – zgodnie z przepisami, bez stresu i papierowego chaosu.
Błędy w e-sprawozdaniu finansowym
Warto pamiętać, że przez błędy, czy źle złożone podpisy, sprawozdanie nie zostanie zaakceptowane. Złożenie podpisu pod sprawozdaniem finansowym jest obowiązkowe i musi być dokonane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki. Podpisanie sprawozdania oraz złożenie dokumentów odbywa się na podstawie przepisach wykonawczych i jej podstawie, a obowiązek sporządzania sprawozdań wynika z ustawy. W przypadku sprawozdania podpisanego przez organ wieloosobowy, złożenie podpisu przez jednego członka wymaga oświadczeń pozostałych.
Za niezłożenie dokumentu także grożą kary takie jak grzywna nałożona na kierownika jednostki (np. członka zarządu), kara ograniczenia wolności, postępowanie przymuszające, rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS czy ustanowienie kuratora. Na co należy zwrócić uwagę i jak nie popełnić błędu?
1. Stosowanie prawidłowej struktury.
Zgodnie z art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości sprawozdania finansowe należy sporządzać w określonej strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej. Wymóg ten dotyczy wszystkich okresów obrachunkowych, w tym przyszłych okresów obrachunkowych, niezależnie od daty ich zakończenia. Aktualne struktury można znaleźć na oficjalnej stronie gov.pl. E-sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w ustrukturyzowanej formie pliku XML, zgodnie ze standaryzacjami Ministerstwa Finansów.
Składanie sprawozdań finansowych wraz z wymaganymi załącznikami jest obowiązkowe, a sporządzone sprawozdania finansowe muszą odzwierciedlać specyfikę jednostki oraz działalność jednostki. Sprawozdanie finansowe musi być przesłane do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
Przy sporządzaniu e-sprawozdania trzeba zwrócić uwagę na wykorzystanie aktualnie obowiązującej schemy i redukować ryzyko popełnienia błędów, korzystając z odpowiedniego narzędzia.
2. Wykazywanie zagrożeń dla kontynuacji działalności.
Podczas sporządzania spójnego e-sprawozdania finansowego należy wskazać zagrożenia kontynuacji działalności. Powinny one wynikać z realnych przyczyn wewnętrznych i zewnętrznych, i być zgodne z faktyczną sytuacją jednostki na dzień sporządzenia sprawozdania. W pliku XML należy skomentować to w notach w informacji dodatkowej, dotyczących zagrożeń i niepewności kontynuacji. Ryzyka mają być opisane wraz ze wskazaniem działań potwierdzających, że założenie kontynuacji działalności jest słuszne mimo istnienia ryzyka.
3. Stosowne podpisy kwalifikowanym podpisem elektronicznym pod plikiem XML.
Zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe może być sygnowane przy użyciu podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego (dostępny w ramach e-dowodu). Przed złożeniem takiego podpisu należy upewnić się, że certyfikat jest aktualny. Warto też zauważyć, że jeśli e-sprawozdanie ma być podpisane przez kilka osób podpisem kwalifikowanym, a przez resztę osób podpisem zaufanym, to podpis zaufany powinien być złożony jako pierwszy. Unikniemy wtedy błędów integralność pliku.
Sprawozdanie finansowe musi podpisać:
- osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa, czy główna księgowa);
- kierownik jednostki – jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy (np. zarząd w spółce z o.o.) podpisy muszą złożyć wszyscy członkowie tego organu.
W przypadku gdy jednostką zarządza organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może zostać podpisane przez co najmniej jednego członka tego organu, pod warunkiem że pozostali członkowie złożą uprzednio oświadczenia potwierdzające zgodność sprawozdania z wymogami ustawy lub odmówią ich złożenia.
Osoby, które podpisują sprawozdanie finansowe muszą podać datę złożenia podpisu i nie mogą wyręczyć się pełnomocnikami.
4. Sprawdzenie wszystkich elementów sprawozdania.
Upewnij się, że zebrałeś niezbędne dane do prawidłowego sporządzenia e-sprawozdania finansowego. Główne elementy, z którego składa się sprawozdanie to:
- Bilans – przedstawia stan aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy.
- Rachunek Zysków i Strat – przedstawia osobno przychody, koszty, zyski i straty, a także obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego dla bieżącego i poprzedniego roku obrotowego.
- Informacje dodatkowe, takie jak opis przyjętych zasad rachunkowości, w tym przyjętych metod wyceny i zmian w stosunku do roku ubiegłego
Do sprawozdania finansowego dołącz:
- uchwałę zatwierdzającą dokumenty sprawozdania
- sprawozdanie z działalności (jeśli jest wymagane; wymóg dotyczy między innymi spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych)
- uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty
- opinię albo sprawozdanie biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu).
W każdym przypadku należy się upewnić, czy sprawozdanie zostało sporządzone przy użyciu aktualnej struktury. Wybierz odpowiedni program, który w łatwy i szybki sposób pomoże Ci przygotować e-sprawozdanie finansowe. Dobre oprogramowanie powinno umożliwiać dostęp do generowania pliku w wymaganym przez prawo formacie XML, tworzenia, zapisywania, weryfikacji poprawności oraz wysyłania do odpowiedniego urzędu. Dodatkowo powinno dostarczać wsparcie, na każdym etapie przygotowania e-sprawozdania finansowego.
Wybierz moduł e-Sprawozdanie Finansowe, z którym sprawnie zamkniesz rok podatkowy, korzystając z programów finansowo-księgowych. Dodatkowo miej dostęp do ponad 7000 wzorów druków, kupując moduł w pakiecie z aplikacją Varico Przyjazne Formularze