Z okazji 24-lecia firmy nasz Dyrektor Generalny miał przyjemność udzielić wywiadu. Rozmowa ta doskonale podsumowuje wszystkie lata pracy oraz przybliża plany firmy na przyszłość.
Firmie właśnie „stuknęły” 24 lata. Jak Pan je ocenia?
To już prawie ćwierć wieku, ale w naszej branży IT nie możemy patrzeć w przeszłość. Żyjemy w świecie zmęczonym kryzysem, a w dodatku zmiany postępują niezwykle szybko. W ostatnim czasie dokonał się przełom związany z mobilnością. Internet jest dostępny niemal wszędzie. Wszystkie niezbędne urządzenia są przenośne: komputery, tablety i komórki. Żyjemy także w ewidentnym nadmiarze informacji. Jeszcze kilkanaście lat temu Internet był zbytkiem, a komputer przenośny kosztował majątek, że o możliwościach tamtych komórek nie wspomnę.
Jakie zmiany przewiduje Pan, że nastąpią w najbliższym czasie? Jak Pana klienci powinni się na nie przygotować?
Moim zdaniem po początkowej nieufności nastąpi totalny odwrót od papieru. Dzisiaj większość faktur i innych dokumentów jest jeszcze papierowych. Co jednak stoi na przeszkodzie abym tankując paliwo otrzymał fakturę mailem? Tylko mentalność obu stron: wystawiającej i odbierającej. Przepisy już od nowego roku są temu przyjazne. Kolejnym ważnym trendem jest automatyzacja. Nie tylko księgowi nie chcą wykonywać nic nie wnoszących czynności takich jak przepisywanie faktur z papieru czy pliku PDF do programu księgowego. Tak naprawdę to wspomniana faktura za paliwo powinna sama się zaksięgować u mnie w programie księgowym. Wartością, którą księgowy włoży w ten proces jest sposób, schemat w jaki należy taką fakturę zaksięgować. W każdej firmie, szczególnie na pełnej księgowości może to być przecież inne księgowanie wynikające z indywidualnego planu kont oraz metod zapisu kosztów. Trzecim ważnym elementem, który zagości w naszych firmach na dobre jest praca zespołowa, współpraca oraz wykorzystanie zasobów w tak zwanej chmurze. Już dzisiaj jest oczywiste, że jeśli trzy osoby na raz chcą pracować nad wspólnym tekstem to musi on być umieszczony właśnie w chmurze. Ten trend na pewno się pogłębi. Już widzimy jak dużą popularnością cieszy się nasza nowa usługa Gwarancja Odtworzenia Danych oparta właśnie na chmurze.
Na co zatem mniejsze firmy powinny postawić, aby odnaleźć się w tak szybko zmieniającym się świecie z mnóstwem zagrożeń?
Po pierwsze budować relacje biznesowe. Nie muszę dodawać jak wielka jest tu rola informatyki, która wspomaga zapamiętywanie i przetwarzanie kluczowych danych w tym tak zwanych informacji miękkich. Właśnie systemy do zarządzania relacjami czyli tak zwane CRMy, które pozwalają szczególnie mobilnym handlowcom na stałe budowanie więzi i bazy wiedzy o kontrahentach. Proszę zauważyć, że budowanie relacji to także przyjazne ich dokumentowanie. Proszę mi pozwolić na ukucie nowego terminu: samoksięgująca się eFaktura. Czyż to nie jest piękna wizja zająć się biznesem a nie mozolnym wprowadzaniem danych do komputera? Z drugiej strony w biznesie nie ma ważniejszej sprawy niż pieniądze. Wiadomo, że klient zadowolony płaci szybciej i chętniej. Jeśli jednak mamy problem z płatnościami, a większość firm ma, to musimy działać sprawnie, szybko i … tanio. W praktyce biznesowej sprawdzają się SMSy. Sam jeśli dostaję nawet przez pomyłkę SMSa z prośbą o zapłatę faktury nerwowo sprawdzam płatności, czyli to działa. Oczywiście nie chodzi o to aby ręcznie pisać SMSy z przypomnieniami o płatnościach, ale aby mieć program, który to robi za nas. Właśnie taką funkcję ma nasz program Obsługa Sprzedaży. O ile wiem jesteśmy póki co jedyni na rynku, celowo pomijam tu oprogramowanie dla korporacji.
Czy zawsze udaje się Wam zdążyć ze zmianami prawnymi w programach na czas?
Nie ma co ukrywać, że nie zawsze. Wbrew pozorom nie jest to wcale tylko nasz problem. Informatyka nie znosi niedomówień i wielu wariantów. Jeśli coś nie jest precyzyjne nie można tego zaprogramować, zbyt wiele rozwiązań z kolei jest kosztowne i bardzo czasochłonne. Niestety nasze prawo jest nadal często mało precyzyjne i wielowątkowe. Jako przykład wystarczy wymienić liczbę rodzajów księgowości i wariantów w rozliczaniu podatku dochodowego oraz VATu aby nakreślić skalę problemu. Jeśli do tego dodamy tradycyjny już brak vacatio legis czyli czasu na szkolenie i przygotowanie zmian w firmach, mamy pełen obraz trudności. Dodatkowo im krótszy czas na zmiany w programach tym bardziej powierzchowne są testy. Obserwujemy jak z tym sobie radzą inni, często więksi i nie wypadają wiele lepiej od nas. Część konkurentów po prostu lepiej niż pozostali maskuje poprawki, na przykład nie publikując dokładnej listy zmian w programie. Nie do końca są winni takiej gonitwie ustawowej więc i nie biorą za to odpowiedzialności. Choć ciągle poprawiamy nasze procesy to niestety też musimy posypywać głowy popiołem. Cierpliwość i pokora w tym biznesie jest absolutnie wymagana.
Jak kształtujecie kontakty z klientami? Co pomaga, a co przeszkadza w dobrych relacjach?
Na pewno precyzja w formułowaniu myśli i przytaczaniu faktów pomaga. Wiele razy słyszę i czytam ogólniki najeżone określeniami typu: wszystko, nigdy, zawsze. W takich przypadkach dopytujemy o szczegóły, numery wersji, układy danych. Często niestety wychodzi, że wielu elementów układanki brakuje. Szkoda, gdyż przecież w interesie klienta jest szybkie rozwiązanie problemu. W takiej sytuacji zapisana dokładna treść komunikatu zamiast sformułowanie, że”coś się wyświetliło” pomaga nam często rozwiązać sprawę od ręki. Nie tylko my cenimy klientów, którzy mają „zdjęcia z ekranu”, notatki, wydruki, obliczenia a nade wszystko przesyłają nam archiwa. Oceniamy, że ponad 80% spraw nie można z sukcesem zamknąć bez danych klienta. Rozumiemy, że klient bardzo ceni swoje dane i nie zmuszamy nikogo nigdy do ich przekazania nam do analizy. Prosimy tylko o zrozumienie, że podobnie jak lekarz bez badań tak i my nie możemy działać na ślepo. Nasza misja „w biznesie warto na nas liczyć” przekłada się na to, że przekazane nam dane usuwamy bezpowrotnie po dwóch tygodniach od zamknięcia sprawy. Te dwa tygodnie to czas, przez który pewna część klientów chce jeszcze do sprawy wrócić bazując na przesłanych nam wcześniej danych.
Na co Pan stawia w kolejnych latach?
Chcę zacieśnić jeszcze bardziej kontakty z klientami. Bezpośrednie spotkania, rozmowy dają nam bardzo dużo. Rozumiemy wtedy jeszcze więcej i potrafimy pomóc. Bardzo nam zależy na włączeniu klientów w próby prototypów nowych programów, także w wersjach mobilnych. Klient natychmiast widzi to czego my możemy szukać miesiącami. Zresztą takie bliskie relacje dają unikalną możliwość wpływu na produkt i kształtowania go niejako pod własne potrzeby. Zyskują na tym obie strony podobnie jak na symbiozie w przyrodzie.