25 lipca 2025 r. sejm uchwalił ustawę, która wprowadza na rynek Krajowy System e-Faktur (KSeF). Zgodnie z nowymi zasadami, od 1 lutego 2026 roku duże firmy, których sprzedaż przekracza 200 milionów złotych, będą musiały wystawiać faktury przez KSeF. Mniejsze przedsiębiorstwa dołączą do tego obowiązku trochę później – od 1 kwietnia 2026 roku. Kto i od kiedy będzie musiał realnie obsługiwać faktury przez KSeF?
Kiedy i kogo dotyczy obowiązek fakturowania w KSeF w 2026 r.? Terminy
Oto jak to wygląda w praktyce, w uproszczonej formie:
- 1 lutego 2026 r. – obowiązek wchodzi w życie dla dużych firm, czyli takich, które w 2024 roku miały sprzedaż powyżej 200 mln zł.
- 1 kwietnia 2026 r. – do KSeF dołączają mniejsze firmy, których sprzedaż była niższa niż 200 mln zł.
- Od kwietnia do grudnia 2026 r. – mikroprzedsiębiorcy mają okres przejściowy. W tym czasie nie muszą jeszcze korzystać z KSeF, o ile ich miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto.
Wdrożenie KSeF w 2026
W większych firmach wdrożenie KSeF to złożony proces, który wymaga współpracy wielu działów. Nie da się tego zrzucić wyłącznie na IT. Chodzi nie tylko o dostosowanie systemu księgowego, ale też o stworzenie całego zaplecza technicznego i organizacyjnego. Trzeba np. przygotować narzędzia do tworzenia faktur w wymaganym formacie XSD, zautomatyzować ich wysyłkę do systemu Ministerstwa Finansów. A przy okazji przebudować procesy związane z fakturowaniem i obiegiem dokumentów. Oznacza to również konieczność dostosowania wyglądu faktur do standardów narzuconych przez MF oraz zaprojektowania na nowo sposobu ich wysyłania i odbierania. Faktury w KSeF trzeba będzie wysyłać praktycznie od razu – system zakłada przesyłanie ich w czasie rzeczywistym.
Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur
Nowe przepisy mają na celu stopniowe i możliwie jak najprostsze wprowadzenie od 2026 r. obowiązku korzystania z KSeF – czyli systemu online do wystawiania, przesyłania i przechowywania e-faktur. Dzięki temu cały obieg dokumentów ma być bardziej uporządkowany, a przedsiębiorcy mają zyskać na niższych kosztach prowadzenia działalności. Co ważne, wraz z uruchomieniem KSeF skróci się też podstawowy czas oczekiwania na zwrot VAT – z 60 do 40 dni.
Zgodnie z ustawą, faktury nadal będzie można wystawiać na kasach rejestrujących – aż do końca 2026 roku. Na stałe wprowadzono też tzw. tryb “offline24”, który pozwala na wystawienie faktury nawet wtedy, gdy nie ma dostępu do internetu, np. podczas awarii. Do końca 2026 roku nie będą również nakładane kary za ewentualne błędy popełnione przy wdrażaniu nowych przepisów. Co ważne – znika obowiązek drukowania faktur i ręcznego ich wprowadzania do systemu. Wszystkie faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat.
Ministerstwo Finansów zakłada, że wdrożenie KSeF pomoże w walce z luką VAT i zwiększy wpływy do budżetu o około 10 miliardów złotych w ciągu najbliższych 10 lat. Teraz ustawa trafi pod obrady Senatu.
Przygotowanie do KSeF w 2026 roku
Wiele firm odkłada przygotowania do KSeF, tłumacząc się tym, że obowiązek wchodzi dopiero w 2026 roku. Tymczasem trzeba pamiętać, że choć duzi podatnicy będą musieli wystawiać faktury przez KSeF od 1 lutego 2026 r., to od tego samego dnia wszyscy, bez względu na wielkość firmy, będą zobowiązani do odbierania faktur przez ten system. To oznacza, że firmy muszą wcześniej przygotować się na odbieranie faktur w nowym, ustrukturyzowanym formacie. Co za tym idzie, zorganizować na nowo procesy związane z dekretacją, akceptacją i obsługą dokumentów zakupowych. Jeśli tego nie zrobią i nie przetestują odpowiednich rozwiązań na czas, mogą mieć poważne problemy z płynnością operacyjną. Szczególnie w obszarach takich jak płatności, kontrola kosztów czy zatwierdzanie zobowiązań.
Transformacja związana z wdrożeniem KSeF to coś znacznie więcej niż tylko zmiana technologii. To duży projekt organizacyjny, który wymaga dokładnego przemyślenia i uporządkowania wielu procesów wewnątrz firmy. Chodzi zarówno o faktury sprzedażowe, jak i zakupowe – a każda z tych części wiąże się z innymi wyzwaniami.
Co konkretnie trzeba uwzględnić przy wdrażaniu KSeF?
Procesy faktur sprzedażowych, w tym:
- obsługę podpisów,
- mechanizmy wysyłki,
- integrację z systemami ERP,
- działanie w trybie offline24.
Procesy obsługi faktur zakupowych, które:
- są często mniej zautomatyzowane,
- wymagają wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów,
- muszą zostać uzupełnione o systemy akceptacyjne,
- potrzebują jasnych zasad przypisywania odpowiedzialności.
Wdrożenie KSeF to nie tylko sprawy techniczne – trzeba też zwrócić uwagę na kwestie takie jak kto i w jaki sposób będzie miał dostęp do systemu. Co więcej: jak zarządzać tokenami, kiedy odnawiać certyfikaty czy co robić w sytuacjach awaryjnych. Do tego dochodzi organizacja ścieżek akceptacji faktur i ustalenie procedur na wypadek np. przesyłania danych poufnych poza KSeF czy obsługi faktur z dodatkowymi załącznikami. Wszystko to wymaga współpracy nie tylko informatyków. Dotyczy to też osób odpowiedzialnych za zgodność z przepisami, kontrolę wewnętrzną i podejmowanie decyzji w firmie.
Jak się przygotować do KSeF w 2026 r.?
Trzeba też realistycznie spojrzeć na relację z biurem rachunkowym. Choć to twój partner w sprawach podatkowych, nie możesz zakładać, że weźmie na siebie cały temat fakturowania czy kontaktu z KSeF. Odpowiedzialność za to, co znajdzie się na fakturze, nadal spoczywa na firmie – nie na jej usługodawcy. I nie każde biuro rachunkowe będzie gotowe brać na siebie ryzyko wynikające z ewentualnych błędów. Ostatecznie to podatnik, a nie jego usługodawca, odpowiada za poprawność i zgodność dokumentów podatkowych.
Przygotowanie do wdrożenia KSeF w firmie i w biurze rachunkowym odpowiednio wcześniej to klucz do sukcesu. Należy już w 2025 zadbać o skonfigurowanie odpowiednich narzędzi do obiegu dokumentów, a także o naukę nowych procesów współpracy klient-biuro rachunkowe. Warto mieć wszystko pod kontrolą i nie narażać się na pracę w chaosie w przyszłym roku.
Źródła:
infor.pl