Przepisywanie danych z faktur to prawdziwa zmora wielu księgowych. Na szczęście z pomocą przychodzi OCR (ang. Optical Character Recognition), czyli technologia, która automatyzuje tę żmudną pracę i pozwala skupić się na ważniejszych zadaniach w firmie czy biurze rachunkowym. Potrafi automatycznie rozpoznać znaki i całe fragmenty tekstu w pliku graficznym o postaci rastrowej. Jego głównym celem jest odczyt i identyfikacja treści zawartych w zeskanowanych dokumentach. W tym artykule wyjaśniamy, jak dobry OCR może usprawnić pracę księgowych, ograniczyć stres i znacząco zaoszczędzić czas.
Optyczne Rozpoznawanie Znaków
OCR to technologia, którą stosuje dziś wiele firm, choć nadal nie wszyscy dokładnie rozumieją jej działanie. OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków, pozwala automatycznie odczytywać tekst z obrazów, dokumentów drukowanych oraz ręcznie zapisanych notatek. W efekcie znacznie usprawnia proces skanowania i cyfryzacji dokumentów, ułatwiając tym samym codzienną pracę biurową.
W praktyce w przypadku biur rachunkowych to narzędzie, które potrafi odczytać faktury przesłane przez klientów lub zeskanowane przez księgową i automatycznie przenieść zawarte w nich dane do programu księgowego. Dzięki temu nie ma potrzeby ręcznego przepisywania informacji z dokumentów.
Na co zwrócić uwagę?
Głównym celem każdego OCR jest oszczędność pracy i większa automatyzacja w firmach i biurach. Jednak nie każdy jest taki sam.
Na co zwrócić uwagę? Przede wszystkim na dobre odczytywanie danych z różnych formatów. OCR bez żadnych trudności powinien czytać faktury A4, igłowe czy paliwowe.
Drugim ważnym aspektem jest importowanie faktur do programów księgowych. OCR podczas importu faktur powinien automatycznie przypisywać dane do odpowiednich kolumn w KPiR lub konta w Księgach Handlowych.
Kolejną ważną rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę przy wyborze dobrego OCR jest szybkość przetwarzania danych. OCR to ogromne wsparcie w najbardziej intensywnych okresach, gdy liczba dokumentów do zaksięgowania znacząco rośnie. Dlatego ważne jest, aby działał szybko i sprawnie. Jeśli po dodaniu faktur trzeba długo czekać na ich przetworzenie, niepotrzebnie tracimy cenny czas.
Bardzo ważną kwestią jest również dbałość o bezpieczeństwo danych w chmurze. OCR powinien przechowywać dane w zaszyfrowanej chmurze, co daje gwarancję bezpieczeństwa i chroni przed wyciekiem informacji.
Idealny OCR
Trzeba pamiętać, że nie istnieje na rynku idealny OCR, który zagwarantuje 100% skuteczności odczytu wszystkich dokumentów. Niestety wciąż zdarza się, że księgowi otrzymują od klientów faktury zabrudzone, niewyraźne czy nawet podarte. To właśnie w takich skrajnych przypadkach technologia OCR może nie poradzić sobie w pełni poprawnie. Dlatego warto wybrać narzędzie, które w razie błędnego odczytu – na przykład numeru faktury – umożliwia łatwe, ręczne uzupełnianie danych. Oczywiście takich sytuacji powinno być jak najmniej, dlatego przy wyborze warto postawić na rozwiązanie oferujące możliwie najwyższą skuteczność odczytu na rynku.
Takim rozwiązaniem jest Varico Obieg Faktur, wyposażony w nowoczesny OCR, który oferuje jeden z najlepszych wyników odczytu dokumentów na rynku. Varico Obieg Faktur pozwala na szybkie księgowanie dokumentów oraz usprawnia komunikację i wymianę informacji między biurem rachunkowym a klientami. Dzięki wysokiej jakości OCR księgowe mogą bez problemu zaksięgować nawet 1000 faktur w ciągu jednego dnia. Co więcej, VOF oferuje także wbudowany komunikator umożliwiający bezpośrednią komunikację między biurem a klientem. Jeśli otrzymana faktura jest niewyraźna, księgowa może bez potrzeby dzwonienia szybko wysłać wiadomość na czacie z informacją o problemie i prośbą o przesłanie nowego zdjęcia lub skanu dokumentu.
Dodatkowym atutem jest również możliwość przechowywania dokumentów w cyfrowym archiwum oraz łatwe wyszukiwanie faktur za pomocą słów kluczowych, na przykład numeru NIP.
Czy OCR jest niezbędny?
OCR jest przede wszystkim opłacalny. Ręczne wprowadzanie faktur to wyjątkowo żmudne zadanie, przy którym łatwo o pomyłkę. W realiach dużego obciążenia pracą księgowych, częstych nadgodzin, opóźnień ze strony klientów i ciągłych zmian przepisów, każda zaoszczędzona minuta ma ogromne znaczenie. Dlatego to narzędzie, które znacząco podnosi jakość i komfort pracy.
Podsumowując, OCR to nie tylko wygoda, ale realna oszczędność czasu i redukcja błędów w pracy księgowej. Wdrażając to rozwiązanie, zyskujesz przewagę konkurencyjną, usprawniasz procesy i zwiększasz satysfakcję zarówno pracowników, jak i klientów. Warto już dziś pomyśleć o cyfryzacji biura rachunkowego i wykorzystaniu pełni możliwości, jakie oferuje nowoczesna technologia, a jeżeli chcesz lepiej poznać Varico Obieg Faktur wejdź na web.varico.pl/varico-obieg-faktur/.