Nadchodzi rewolucja w polskiej księgowości – od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. W praktyce oznacza to, że faktury będą wystawiane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnej ze strukturą logiczną e-Faktury. Aby jednak w pełni korzystać z tego systemu, niektórzy podatnicy muszą złożyć druk ZAW-FA. Ten dokument jest kluczowy, gdy chcemy nadać lub odebrać uprawnienia do korzystania z KSeF innym osobom – np. naszej księgowej czy pracownikowi. Warto zrozumieć, kto dokładnie ma taki obowiązek i jak przygotować się na nadchodzące zmiany. Przeczytaj artykuł i poznaj odpowiedź na pytanie: czy Ciebie dotyczy druk ZAW-FA?
Czym jest druk ZAW-FA?
Druk ZAW-FA to oficjalne zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Składa się go do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Formularz pełni dwie główne funkcje:
- umożliwia nadanie uprawnień osobom fizycznym (np. pracownikom, księgowym, biurom rachunkowym),
- pozwala na odebranie tych uprawnień, jeśli zmienia się sytuacja w firmie.
Podstawą prawną jest rozporządzenie Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z KSeF. W praktyce oznacza to, że jeśli przedsiębiorca nie wystawia faktur samodzielnie, lecz korzysta z pomocy innych osób, musi formalnie zgłosić ich dane poprzez druk ZAW-FA.
Kogo dotyczy obowiązek ZAW-FA w KSeF?
Obowiązek złożenia druku ZAW-FA dotyczy wszystkich podatników, którzy chcą, aby ktoś inny niż oni sami miał dostęp do KSeF. Przykłady:
- przedsiębiorca korzystający z usług biura rachunkowego,
- firma zatrudniająca księgową lub pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie,
- spółki prawa handlowego, które delegują obowiązki wystawiania faktur na konkretne osoby.
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność i sam wystawiasz faktury, druk ZAW-FA nie jest konieczny. Jednak w każdej sytuacji, gdy w grę wchodzi pełnomocnictwo dla osób trzecich, dokument staje się obowiązkowy.
Od kiedy i dla kogo wchodzi KSeF?
KSeF wchodzi w obowiązkowo w życie przedsiębiorców od 1 lutego 2026 r. dla dużych przedsiębiorców, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Dla pozostałych podatników obowiązek zacznie się 1 kwietnia 2026 roku. Do tego czasu system działa dobrowolnie, ale warto już teraz przygotować się na zmiany – m.in. poprzez złożenie druku ZAW-FA, jeśli korzystamy z pomocy księgowych lub biur rachunkowych. Warto również przejść przez szkolenia dot. Krajowego Systemu e-Faktur, aby w dniu obowiązku prawnego być przygotowanym na 100%. Dzięki temu unikniemy chaosu w momencie wejścia w życie nowych przepisów i zapewnimy płynne przejście na e-fakturowanie. Nie daj się zaskoczyć przyszłorocznym zmianom!
Podsumowanie
Druk ZAW-FA to fundament korzystania z KSeF w sytuacjach, gdy nie wystawiamy faktur samodzielnie. To narzędzie formalizujące nadawanie i odbieranie uprawnień, które pozwala zachować bezpieczeństwo i przejrzystość w systemie.
Warto pamiętać, że od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców – im szybciej przygotujemy się do zmian, tym łatwiej będzie nam odnaleźć się w nowej rzeczywistości księgowej. Zainwestuj już dziś w oprogramowanie spełniające normy prawne – w tym KSeF!
Sekcja pytań i odpowiedzi
Kto musi złożyć druk ZAW-FA?
Podatnicy, którzy chcą nadać uprawnienia do KSeF osobom trzecim (np. księgowym, pracownikom).
Czy jednoosobowa działalność musi składać ZAW-FA?
Nie, jeśli przedsiębiorca sam wystawia faktury. Tak, jeśli robi to księgowa lub biuro rachunkowe.
Gdzie składa się druk ZAW-FA?
Do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Od kiedy obowiązuje KSeF?
Od 1 lutego 2026 r. dla tych dużych firm, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Do czego służy druk ZAW-FA?
Do nadania i/lub odebrania uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).