Ministerstwo Finansów opublikowało na swojej stronie najważniejsze informacje dotyczące KSeF 2.0. Znajdziemy tam najczęstsze pytania i odpowiedzi związane z nowym środowiskiem. W artykule omówimy w skrócie najważniejsze zagadnienia.
Zasady działania KSeF i podstawa prawna
KSeF (Krajowy System e-Faktur) funkcjonuje na mocy zmian w ustawie o VAT oraz odpowiednich rozporządzeń, które wdrażają obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Z Krajowego Systemu e-Faktur można korzystać na kilka sposobów. Przede wszystkim — za pośrednictwem programów finansowo-księgowych, które mają integrację z KSeF poprzez API. Alternatywnie dostępne są bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów na stronie ksef.podatki.gov.pl. Należą do nich m.in. Aplikacja Podatnika KSeF, umożliwiająca obsługę systemu, zarządzanie uprawnieniami, tokenami i certyfikatami, a także podgląd faktur i pobieranie UPO, oraz Aplikacja Mobilna KSeF, pozwalająca na szybkie wystawianie i odbieranie faktur z poziomu smartfona.
Dodatkowo użytkownicy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur za pośrednictwem e-mikrofirmy w e-Urzędzie Skarbowym. Po połączeniu konta z KSeF możliwe jest wystawianie i odbieranie faktur. To znaczy bezpośrednio w systemie oraz automatyczne przenoszenie danych do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego wprowadzania informacji.
Na rządowej stronie można znaleźć szczegółowe informacje dotyczące zasad obowiązywania KSeF.
Wystawianie i odbieranie faktur z KSeF
Wystawianie i odbieranie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur odbywa się całkowicie elektronicznie. Faktura uznawana jest za wystawioną w momencie nadania jej numeru identyfikacyjnego przez KSeF. Odbiorca może ją następnie pobrać bezpośrednio z systemu, o ile posiada do tego odpowiednie uprawnienia.
W przypadku braku dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur – na przykład z powodu awarii lub problemów technicznych – podatnik może wystawić fakturę w trybie offline. Wtedy dokument należy przesłać do systemu niezwłocznie po przywróceniu połączenia.
Faktury wystawione w Krajowym Systemie e-Faktur nie wymagają już tradycyjnego przesyłania między kontrahentami. System pełni rolę centralnego repozytorium, w którym obie strony mają dostęp do tych samych danych. Dzięki temu proces fakturowania jest szybszy, bezpieczniejszy i ogranicza ryzyko błędów.
Nowa struktura logiczna FA(3) zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 r. i wprowadza szereg udogodnień dla podatników. Wśród zmian znajdują się m.in. bardziej przejrzyste prezentowanie terminu płatności, dodanie nowej roli „pracownik” w sekcji Podmiot3 – co ułatwi identyfikację wydatków związanych z pracownikami – oraz zwiększenie limitu znaków w polu P_7, w którym wpisuje się nazwę towaru lub usługi. Dodatkowo wprowadzono rozwiązania dedykowane dla jednostek samorządu terytorialnego (JST). Co więcej, rozwiązania dla grup VAT (GV), a także możliwość dołączania załączników do faktury, co znacząco rozszerza funkcjonalność systemu.
Od 1 lutego 2026 r. Ministerstwo umożliwi wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur z dodaniem załącznika. Jest to dobrowolne i uzależnione od specyfiki przedsiębiorstwa. Nie będzie jednak możliwe dodanie załącznika w jakiejkolwiek formie. Jest to integralna część faktury, więc format pliku musi być dołączony w XML.
Najważniejsze terminy można znaleźć na stronie – https://ksef.podatki.gov.pl//pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/
Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur i struktura systemu
Do końca 2026 roku podatnicy mogą nadal wystawiać faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur – w formie papierowej lub elektronicznej – pod warunkiem że miesięczna wartość sprzedaży wraz z VAT nie przekroczy 10 000 zł. Po przekroczeniu tego limitu przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawiania faktur już wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur, począwszy od dokumentu, który powoduje przekroczenie progu. Warto jednak wcześniej dostosować firmę do pracy w nowym systemie, aby uniknąć problemów po wejściu obowiązku. Programy Varico są zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur i umożliwiają wystawianie plików, oraz wczytywania i wysyłkę faktur. 30 września 2025 r. MF wprowadziło środowisko testowe KSeF 2.0, do którego zaczęliśmy się przygotowywać.
Faktura elektroniczna przekazywana nabywcy poza Krajowym Systemem e-Faktur, np. w formacie PDF, powinna zawierać jeden kod QR. Kod ten umożliwia szybkie sprawdzenie danych oraz dostęp do faktury w systemie KSeF. Pod kodem należy umieścić numer KSeF faktury, który pozwala nabywcy potwierdzić jej autentyczność. Wystarczający jest jeden kod QR – nie ma potrzeby umieszczania drugiego.
Czytaj tutaj artykuł dotyczący dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur i autoryzacji – KSeF bez konta – jak i dlaczego warto przygotować się z wyprzedzeniem
Bezpieczeństwo i zagadnienia techniczne
System KSeF 2.0 został zaprojektowany tak, aby zapewnić wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Zastosowano w nim mechanizmy ochronne, w tym redundancję, która gwarantuje ciągłość działania w razie awarii. Krajowy System e-Faktur będzie funkcjonował całodobowo – 24/7/365. Ministerstwo Finansów planuje też uruchomienie usługi informującej użytkowników o ewentualnych przerwach technicznych lub awariach.
Nowa wersja systemu zostanie udostępniona 1 lutego 2026 r. Tokeny wygenerowane przez użytkowników pozostaną ważne do momentu ich unieważnienia, jednak możliwość tworzenia i używania tokenów wygaśnie z końcem 2026 roku. Warto zaznaczyć, że tokeny z KSeF 1.0 nie będą działały w KSeF 2.0. Uprawnienia nadane w poprzednim systemie nie zostaną automatycznie przeniesione. Wyjątek stanowią jedynie uprawnienia wynikające ze zgłoszenia ZAW-FA oraz tzw. uprawnienia właścicielskie, przypisane do NIP-u przedsiębiorcy.
Dodatkowo, od 1 listopada 2025 r. dostępny będzie Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Umożliwi firmom nadawanie pracownikom nowych uprawnień zgodnych z modelem obowiązującym w KSeF 2.0. Z tych uprawnień będzie można korzystać od momentu uruchomienia systemu, czyli 1 lutego 2026 r.